Agendamento de defesas e procedimentos de entrega de teses e dissertações

Orientações sobre defesas de teses e dissertações, e exames de qualificação    

Atualizado em 22/5/2020
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De acordo com o AEDA 27/2020, que segue o disposto na portaria 55/2020 da Capes, os discentes em condição de atuação na linha de frente, em cuidado de pessoas idosas, sofrimento psicológico, aumento das atividades de cuidados domésticos, impossibilidade de realizar trabalho de campo etc., impostas pela pandemia COVID-19, poderão solicitar prorrogação de prazo de qualificação ou defesa de mestrado e de doutorado por um período até o limite de duração da pandemia definido pelas autoridades sanitárias do Estado do Rio de Janeiro ou até que a Reitoria e/ou a CAPES estabeleçam o retorno às atividades acadêmicas. A Coordenação de Pós-graduação enfatiza que as prorrogações não serão automáticas e deverão ser solicitadas pelo discente a fim de constar em atas de Comissão de Pós-Graduação e evitar entraves na emissão do diploma.

Destacamos dois esclarecimentos da PR2, em mensagem endereçada aos Coordenadores da Pós (19/5), sobre o AEDA e à Portaria supracitadas: 

O DEPG/PR2/Uerj avalia ser melhor para a avaliação de um PPG que ele garanta o maior número de defesas, mesmo que tais defesas sejam realizadas com prazos de integralização longos;

Não há nenhuma relação obrigatória entre o prazo de integralização de mestrado e doutorado e o prazo de bolsa: o aluno poderá continuar realizando sua pesquisa após o fim dos 3 meses de prorrogação da bolsa, se assim o Colegiado do PPG deliberar;

Reiteramos que agendamentos de defesas e qualificações estão habilitados sempre que houver plena concordância e disposição entre orientador, orientando e membros da banca.

AGENDAMENTO DE DEFESAS E PROCEDIMENTOS DE ENTREGA DE TESES E DISSERTAÇÕES

Atentem às orientações abaixo relativas ao agendamento de defesas de Mestrado e Doutorado:

– O agendamento só será realizado quando comprovada a aprovação do ledor. Assim que completar este requisito, deve-se agendar através do e-mail da Secretaria, respeitando os prazos de rotina. Uma vez feito o agendamento, este será divulgado no site do IMS.

Formulários para marcação da defesa:
Formulário de encaminhamento de defesa [clique aqui para baixar]
Declaração do ledor [clique aqui para baixar]

– As atas deverão ser assinadas por meio da assinatura digitalizada e as declarações entregues posteriormente. O presidente da banca deve negociar com cada membro a operacionalização da assinatura. Algumas pessoas se sentem à vontade para enviar o arquivo da assinatura por e-mail, outras podem elas mesmas incluir a assinatura e outras, que não dispõem de assinatura digitalizada, podem imprimir, escanear e enviar a ata, conforme preferência.

– Ao agendar a defesa, a secretaria fará a reserva da sala de videoconferência do Zoom institucional. Para conferir os horários disponíveis ver: https://www.ims.uerj.br/agenda/

A reserva terá critério de prioridade, pois só podemos ter uma banca por vez (máximo 2 por dia – manhã e tarde – somando um máximo de 10 agendamentos semanais). À época da defesa, o Analista de Suporte (Artur) entrará em contato com o orientador para combinar a organização da defesa. Caso o orientador/presidente da banca prefira utilizar o Zoom pessoal, ou outra plataforma de videoconferência, essa informação deverá ser comunicada no ato do agendamento da defesa.

 – Recomendação para o presidente da banca:

O público poderá acompanhar a defesa através de transmissão via canal Youtube IMS/PPGSC. A defesa também deverá ser gravada e arquivada pelo Analista de Suporte visando garantir seu caráter público. Dessa forma, qualquer pessoa interessada em assistir poderá fazê-lo. No momento de deliberação da banca para avaliação da tese/dissertação, o candidato deve ser excluído da videoconferência, e a transmissão através do Youtube IMS/PPGSC e/ou gravação suspensa. Assim que a banca concluir sua avaliação, o candidato deve ser convidado novamente à videoconferência. Este último procedimento precisa ser previamente acertado entre o presidente da banca e o Analista de Suporte. Caso tenha optado por Zoom pessoal ou outra plataforma, o orientador/presidente da banca precisará entrar em contato com o Analista de Suporte para organizar esses procedimentos, incluindo os da transmissão pelo Youtube IMS/PPGSC, se houver. A transmissão através do Youtube e/ou gravação será retomada no momento final da defesa, quando comunicado o resultado final da avaliação.

Visando evitar eventuais constrangimentos é relevante avisar com antecedência aos membros da banca que esta será transmitida ao vivo via Youtube IMS/PPGSC. Caso coincida a data da defesa com algum evento do IMS a ser transmitido via Youtube excepcionalmente a defesa não será transmitida, mas apenas gravada, com direito a inscrição de público via zoom, sem direito a palavra.

– Prazo de entrega de versão final da tese/dissertação na biblioteca: o prazo regulamentar para envio da versão eletrônica continua o mesmo (no máximo, 60 dias após a defesa) – VER  ORIENTAÇÕES A SEGUIR. 

Neste momento de pandemia e suspensão temporária das atividades presenciais, a Biblioteca CB/C (IMS) continua realizando as revisões normativas e a elaboração da ficha catalográfica, que devem ser solicitadas através do e-mail: bibliotecacbc@gmail.com, com cópia para orientador.

Enviar: arquivo final, já com as correções sugeridas pela banca, em arquivo único, em Word e PDF. 

A biblioteca responderá conforme a ordem de recebimento das solicitações, com as orientações para possíveis ajustes e com a inserção da ficha catalográfica. 

Ao término desta revisão, a biblioteca indicará a liberação desta etapa.

ATENÇÃO!

A entrega da versão final impressa não foi dispensada, deverá ser realizada ao retorno das atividades presenciais.

Entrega na biblioteca ao retorno das atividades:

1 – Um exemplar encadernado, conforme padrão da UERJ.

2 – Versão eletrônica (word e pdf do arquivo com a ficha catalográfica).

3-  Os seguintes formulários:
Termo de autorização [clique aqui para baixar o PDF]
Termo de Encaminhamento [clique aqui para baixar o PDF]
Formulário de Dados Cadastrais [clique aqui para baixar o PDF]

No ato da entrega do kit, a biblioteca emitirá o Certificado de Revisão Normativa (CRN), um dos documentos necessários para solicitar o diploma.

AGENDAMENTO DE EXAMES DE QUALIFICAÇÃO

 – Solicitar agendamento através do e-mail da Secretaria, respeitando os prazos de rotina. Uma vez feito o agendamento, este será divulgado no site do IMS.

Formulários para marcação de exame de qualificação [clique aqui para baixar]

 – As atas deverão ser assinadas por meio da assinatura digitalizada e as declarações entregues posteriormente. O presidente da banca deve negociar com cada membro a operacionalização da assinatura. Algumas pessoas se sentem à vontade para enviar o arquivo da assinatura por e-mail, outras podem elas mesmas incluir a assinatura e outras, que não dispõem de assinatura digitalizada, podem imprimir, escanear e enviar a ata, conforme preferência.

– Ao agendar a qualificação, a secretaria fará a reserva da sala de videoconferência do Zoom institucional. Para conferir os horários disponíveis ver: https://www.ims.uerj.br/agenda/

A reserva terá critério de prioridade, pois só podemos ter uma banca por vez (máximo 2 por dia – manhã e tarde – somando um máximo de 10 agendamentos semanais). O analista de Suporte (Artur) entrará em contato com o orientador para combinar a organização da qualificação. Caso o orientador/presidente da banca prefira utilizar o Zoom pessoal, ou outra plataforma de videoconferência, essa informação deverá ser comunicada no ato do agendamento.

 – Recomendação para o presidente da banca:

O público poderá acompanhar a defesa através de transmissão via canal Youtube IMS/PPGSC. A qualificação também deverá ser gravada e arquivada pelo Analista de Suporte visando garantir seu caráter público. Dessa forma, qualquer pessoa interessada em assistir poderá fazê-lo. No momento de deliberação da banca, o candidato deve ser excluído da videoconferência, e a transmissão através do Youtube IMS/PPGSC e/ou gravação suspensa. Assim que a banca concluir sua avaliação, o candidato deve ser convidado novamente à videoconferência. Este último procedimento precisa ser previamente acertado entre o presidente da banca e o Analista de Suporte. Caso tenha optado por Zoom pessoal ou outra plataforma, o orientador/presidente da banca precisará entrar em contato com o Analista de Suporte para organizar esses procedimentos, incluindo os da transmissão pelo Youtube, se houver. A transmissão através do Youtube e/ou gravação será retomada no momento final do exame de qualificação, quando comunicado o resultado final da avaliação.

Visando evitar eventuais constrangimentos é relevante avisar com antecedência aos membros da banca que esta será transmitida ao vivo via Youtube IMS/PPGSC. Caso coincida a data da defesa com algum evento do IMS a ser transmitido via Youtube excepcionalmente a qualificação não será transmitida, mas apenas gravada, com direito a inscrição de público via zoom, obviamente sem direito a palavra.

Gratos pela compreensão.
Direção e Coordenação da Pós